Công Ty thiết bị văn phòng Cần Thơ cần tin học hoá khâu lập phiếu nhập hàng và một số các thống kê định kỳ. Công ty có nhập một số mặt hàng thiết bị văn phòng, các thông tin về thiết bị được quản lý bao gồm: mã số thiết bị, tên thiết bị, đơn vị tính, mã loại.
Mỗi thiết bị thuộc một trong 3 loại sau : linh kiện máy tính, máy văn phòng hoặc các thiết bị hỗ trợ khác.
Khi có một giao dịch nhập hàng hóa từ nhà cung cấp được thực hiện, một phiếu nhập hàng sẽ được lập. Trên phiếu nhập có ghi rõ một số các chi tiết: mã số phiếu, ngày lập phiếu, mã số nhà cung cấp, hình thức thanh toán, tỷ lệ thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền mua hàng. Trên một phiếu nhập được lập từ một nhà cung cấp khi giao dịch có thể mua nhiều thiết bị, ứng với từng thiết bị là số lượng thiết bị và đơn giá thiết bị. Công ty khi đến mua hàng từ nhà cung cấp có thể thanh toán bằng một trong các hình thức thanh toán sau: trả bằng tiền mặt, chuyển khoản, hoặc gửi tiền bảo đảm qua bưu điện. Tỷ lệ thuế giá trị gia tăng (VAT) trên mỗi hóa đơn được tính bằng % và có thể thay đổi từ 5% đến 20%. Ngoài ra, một số thông tin về nhà cung cấp cũng cần được lưu trữ như : mã số nha cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, số tài khoản.