Ban quản lý Ký túc xá sinh viên trường Đại Học Cần thơ cần tin học hóa khâu quản lý các hợp đồng phòng ở KTX của sinh viên theo từng niên khóa. Thông tin cần quản lý về sinh viên ở KTX như sau: mã số sinh viên, họ tên sinh viên, giới tính, năm sinh, mã lớp, hộ khẩu thường trú thuộc huyện/ tỉnh, thuộc nhóm đối tượng. Trong đó, mỗi sinh viên có thể thuộc một trong những nhóm đối tượng sau và căn cứ vào nhóm đối tượng này sẽ có một tỷ lệ miễn giảm thích hợp :
| Đối tượng | Tỷ lệ giảm (%) |
| Con thương binh, liệt sĩ | 75 |
| Chính sách xã hội | 60 |
| Hộ nghèo | 50 |
| Vùng sâu, vùng xa | 40 |
| Sinh viên người dân tộc | 30 |
| Sinh viên | 0 |
Khi sinh viên được xét vào ở KTX, một hợp đồng sẽ được lập với các thông tin sau : mã số hợp đồng, mã số sinh viên, ngày bắt đầu hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng, số giường, số phòng, số dãy, niên khóa học của sinh viên.
Cuối mỗi năm học hoặc đến thời hạn kết thúc hợp đống, một phiếu thu sẽ được lập với các thông tin sau: mã số phiếu, mã số hợp đồng, mã số sinh viên, niên khóa học của sinh viên và số tiền phải trả. Số tiền phải trả được tính bằng công thức:
Số tiền = (tháng kết thúc hợp đồng – tháng bắt đầu hợp đồng) * 30.000 đồng * tỷ lệ giảm
Vào bất cứ thời điểm nào, Ban quản lý KTX cũng có thể cần đến thông tin về một sinh viên nào đó hiện ở KTX hay các biểu mẫu thống kê sinh viên theo từng khoa, khóa học, ngành học, …