Trợ lý giáo vụ Khoa CNTT&TT cần tin học hóa khâu quản lý công tác thực tập thực tế của sinh viên hàng năm. Thông tin cần quản lý về sinh viên đi thực tập thực tế như sau: mã số sinh viên, họ tên sinh viên, giới tính, năm sinh, lớp, ngành học, khóa học, hộ khẩu thường trú thuộc huyện/ tỉnh.Trong đó, mỗi lớp có mã số lớp, tên lớp. Mỗi ngành học có mã ngành, tên ngành. Thông tin về các đơn vị gửi sinh viên đi thực tập thực tế bao gồm: mã số đơn vị, tên đơn vị, địa chỉ, số điện thọai, mã huyện/ tỉnh. Hàng năm, căn cứ vào bảng số lượng khả năng tiếp nhận sinh viên từ các đơn vị cho mỗi ngành học sau khi liên hệ, trợ lý giáo vụ Khoa sẽ ra các quyết định phân công thực tập có chứa các thông tin như: mã số quyết định, ngày lập quyết định, học kỳ - niên khóa, đơn vị tiếp nhận, ngày bắt đầu thực tập, ngày kết thúc thực tập, mã số sinh viên, tên sinh viên. Mỗi một quyết định sẽ được lập chung cho cả một nhóm sinh viên đi thực tập thực tế tại cùng một đơn vị tiếp nhận.
Trong và sau mỗi đợt thực tập, cần lập các quyết định, biểu bảng thống kê trên số sinh viên tại mỗi đơn vị và bảng kê các khoản chi phí thanh toán, …